Witam, Pozdrawiam, Łączęwyrazy

Zaczynasz pisanie e-maili od słowa "Witam"? Możesz zostać odebrany jako osoba niegrzeczna, nieprofesjonalna lub przynajmniej nieobyta towarzysko. Dlaczego?

Jakiś czas temu zostałam poproszona przez Redakcję natemat.pl o poruszenie kwestii etykiety w korespondencji elektronicznej. Od tamtego momentu minęło trochę czasu i zanim powstał ten tekst, poprzyglądałam się uważniej wiadomościom, które dostaję z różnych źródeł. Zrobiłam swoją prywatną statystykę i okazało się, że temat ten rzeczywiście domaga się poruszenia. Są na rynku całe wydawnictwa poświęcone zasadom pisania korespondencji, traktujące to zagadnienie kompleksowo: od strony językowej, gatunkowej, historycznej, prawnej, proceduralnej i grzecznościowej jednocześnie (tak, pisanie e-maili wszystkie te "strony" rzeczywiście posiada). Nie każdy jednak musi od razu zostawać mistrzem ars epistolandi, nie każdy ma czas godzinami studiować poradniki. Z tego, co zaobserwowałam, nie jest zresztą aż tak źle, jedynie pewne elementy wymagają stanowczej interwencji. I ich właśnie mam zamiar teraz na dobre się uczepić. Konkretnie dziesięciu z nich.


1. Zacząć warto tradycyjnie, czyli od początku. A konkretnie od formuł powitalnych. Przyznam, że po pierwszych słowach maila, którego dostaję, automatycznie szufladkuję nadawcę. Nie oczekuję po tej metodzie, że przyprawi mnie o nieomylność, ale wysoki stopień rzeczonej nieomylności w perspektywie mojego ograniczonego wolnego czasu musi mi wystarczyć. Kiedy zatem dostaję mail rozpoczynający się od:

Witam,

to przyznam, że odruchowo wzdycham w geście rozczarowania. A czytając dalej, niewiele się spodziewam. I często niestety słusznie.

Swego czasu głośna była afera zapoczątkowana buntem pana Michała Rusinka wobec wszechobecnego w korespondencji "witam". Spór momentami przybierał wyjątkowo agresywny przebieg, a podzieleni dyskutanci z dużą zapalczywością bronili swoich racji. Sama śledziłam tę dyskusję i pamiętam, że ogniskiem problemu po czasie stała się kategoryczność "zakazu" stosowania formy "witam", której na dobrą sprawę po stronie słów pana Rusinka nie było. I rzeczywiście - żeby sprawa została przedstawiona najjaśniej, jak to tylko możliwe: NIC strasznego nie stanie się, jeśli rozpoczniemy e-mail od "witam". Nie złamiemy prawa, nikt też nie powinien złamać nam za to nosa. W grzeczności nie chodzi bowiem o 'trzeba' i 'nie wolno'. Chodzi o to, by mieć świadomość mechanizmu, jaki MOŻE, choć nie musi, zajść w komunikacji z drugim człowiekiem (bowiem grzeczność pojawia się w swoim potencjalnym wymiarze dopiero tam, gdzie spotykamy drugiego człowieka).
Jaki jest zatem mechanizm komunikacyjny "witania"?

Przede wszystkim - i stąd bierze cały się zgrzyt - "witam" mówi Gospodarz. To jego kwestia. To on jest u siebie i to on może nas przywitać. Wchodzimy do jego domu, przekraczamy próg, słyszymy serdeczne "witam" i oto możemy poczuć się komfortowo - tym magicznym zaklęciem zdejmuje z nas miano intruza. Zapewnia dobre samopoczucie, nadaje status Gościa.

Jeżeli zatem piszemy do kogoś list, czyli mamy do niego sprawę, interes, prośbę, a na pewno zajmiemy mu trochę czasu, nieuzasadnione jest wyskakiwanie na wstępie z (należącym do Gospodarza!) "witam". Nasz adresat nie przyszedł do nas, nie potrzebuje zatem być przez nas witany. To my przyszliśmy do niego i to my zabieramy w tej sytuacji jego czas. Stawianie się w roli tego, kto tu udziela łaski, kto "wita", jest zatem zupełnie nie na miejscu.


Rozpoczynamy list bezpośrednim zwrotem do nadawcy. I tutaj mamy kilka opcji, które dobieramy w zależności od sytuacji. Najbardziej oficjalną i tym samym uniwersalną będzie formuła:

Szanowna Pani,

Szanowny Panie,

W przypadku, gdy piszemy do firmy czy instytucji i nie mamy możliwości określenia dokładnego adresata (choć zawsze warto zrobić wysiłek poszukania takiej informacji), używamy eleganckiego:

Szanowni Państwo,

kończąc, jak powyżej, przecinkiem. Na wykrzyknik pozwalamy sobie wyłącznie w przypadku korespondencji prywatnej. Natomiast gdy piszemy do osoby, której tytuł lub funkcja odgrywa w naszych stosunkach znaczenie, dopisujemy tę funkcję:

Szanowny Panie Profesorze,

Szanowny Panie Prezesie,

Szanowny Panie Mecenasie,

Szanowny Panie Redaktorze,

Szanowna Pani Dyrektor,

Imiona stosujemy tylko wówczas, gdy znamy już osobę, z którą korespondujemy, czyli na pewno nie przy pierwszym liście. Nie musimy jednak znać tej osoby osobiście, wystarczy, że piszemy do siebie już jakiś czas, liczy się także nasza znajomość witrualna. I dopiero wówczas stosujemy:

Szanowna Pani Katarzyno,

Droga Pani Katarzyno,

Pani Katarzyno,

"Pani Kasiu" napiszemy tylko wtedy, gdy znamy się z adresatem bardzo dobrze i gdy taki poufały kontakt w przypadku tejże osoby jest dla nas naturalny. Pierwsza gest takiego spoufalenia się wykona zawsze osoba "ważniejsza" (starsza rangą, płcią, wiekiem, w zależności od okoliczności).

Rzadko niestety spotykam używanie formuły "Droga Pani Katarzyno," czy "Drogi Panie Profesorze,". Nie powinniśmy się jej bać. Przymiotnik "droga/drogi" w tradycji pisania listów nie ma tak nacechowanego emocjonalnie znaczenia, jak w codziennym, potocznym użyciu. Tutaj to zwrot zupełnie konwencjonalny i niemal "przezroczysty", stosowany w przypadku regularnych korespondencji. Jeżeli zatem profesor uniwersytetu rozpoczyna swój list "Droga Pani Anno," nie wolno nam posądzić go o nieobyczajne spoufalanie się. W ramach ciekawostki dodam, że poprawna forma rozpoczynania listu od "cześć" i imienia odbiorcy, wymaga zastosowania przecinka pomiędzy tymi elementami, czyli wygląda tak:

Cześć, Kasiu!

Pamiętajmy też, że po "cześć" stosujemy formę wołacza. Nigdy nie piszemy zatem: "Cześć, Kasia!". Nie ma sensu rozpoczynanie listów od "Dzień dobry" - to nie tyle gafa, co nieporozumienie - nie mamy pewności, o jakiej porze dnia list zostanie odczytany.
Nie zapominajmy również o odstępie, który zostawiamy pomiędzy zwrotem powitalnym a treścią wiadomości.

2. Zakończenie również ma swoje pułapki. Często w korespondencji oficjalnej straszy końcowe "pozdrawiam". W ten sposób kończymy tylko takie maile, które wymieniamy z osobą nam znaną. Przy pierwszym kontakcie albo "Łączymy wyrazy szacunku", albo zapewniamy, że odnosimy się do adresata "Z poważaniem". Nagminnie popełnia się błąd wstawiania po zwrocie kończącym przecinka. Poloniści ciskać w nas będą za to gromy. A zatem poprawny zapis to:

Pozdrawiam
Kamila Niemczura

Z poważaniem
Kamila Niemczura

Łączę wyrazy szacunku
Kamila Niemczura

Podpisujemy się oczywiście zawsze imieniem i nazwiskiem. Prowadzenie regularnej i ożywionej korespondencji z tą samą osobą nie zwalnia nas z podpisania listu. W geście ekonomizacji zostawmy chociaż inicjały:

Pozdrawiam
KN

Nie chodzi o to, że adresat nie wie, z kim pisze. Chodzi o to, by podpisać się pod własnymi słowami. List taki jest przecież dokumentem.

3. Nawet, jeśli głównym celem listu jest przesłanie załącznika, nigdy nie zostawiamy miejsca na list pustego. Innymi słowy nie wysyłamy załącznika bez informacji, co go stanowi. Przykładowa formuła: "Załączam prezentację z wykładu, który odbył się 04.04.2013 r., autor: Kamila Niemczura, format .odp". W przypadku mniej znanych formatów plików informujemy, jakiego programu należy użyć do otwarcia pliku i na jakiej licencji dostępny jest program - innymi słowy jak można program zdobyć.

4. Istotnym elementem jest stopka - nie zaniedbujmy jej. W korespondencji oficjalnej stopka jest standardem. Adresat najprawdopodobniej będzie chciał sprawdzić, kim jesteśmy i co poświadcza naszą wiarygodność. Pamiętajmy też, że gdy wysyłamy e-maile o charakterze ofert handlowych, do zamieszczania w nich stopki i odpowiednich w jej obszarze danych zobowiązuje nas Kodeks spółek handlowych, a konkretnie art. 374, §1.


5. Mało eleganckie jest wysyłanie maili zbiorowych, a zupełnie niedopuszczalne - ujawnianie adresów adresatów takiego listu.

6. Nie cytujemy całego listu, a jedynie te fragmenty, do których się odnosimy.

7. Odpowiadamy na maile do 48 h.

8. Korzystajmy też z opcji automatycznego informowania nadawcy listu o tym, że przebywamy na urlopie.

9. Przed wysłaniem sprawdzamy błędy, ale nie tylko. Sprawdzamy, czy udzieliliśmy odpowiedzi na WSZYSTKIE pytania zadane przed nadawcę. Pomijanie zagadnień, o które zapytano, to chyba jedna z najbardziej irytujących kwestii w korespondencji mailowej.

10. Zawsze precyzyjnie określamy temat listu. Nie tylko chodzi tu o prawo do selekcji najpilniejszych spraw. Jeśli nawet wiemy, że adresat czeka na naszą wiadomość i doskonale wie, czego ona dotyczy, pamiętajmy, że ustalenie tematu wartościowe okaże się z perspektywy czasu - gdy sprawę trzeba będzie odnaleźć w czeluściach setek innych.
ZOBACZ TAKŻE:
WIĘCEJ NA TEMAT:
InternetSavoir-vivre
Skomentuj